כל מי שהתנסה בכך, יודע שאין חגיגה שלמה ללא אירוע מוצלח. הבעיה היא שעל מנת שהאירוע אכן יהיה כזה, נדרש ממכם, המארגנים, להשקיע לא מעט מאמצים. זוהי תקופה שעלולה להיות לחוצה, כשכל פעולה נעשית מתוך מחשבה אחת: מה יחשבו על כך האורחים? באמצעות מספר דגשים חשובים, ניתן להפוך את
ארגון האירוע לפשוט יותר, ואת האירוע עצמו לאיכותי פי כמה.
השלב הראשון בעת עריכת אירוע, המכונה בעיני רבים "שלב הנסיעות", הוא בחירת אולם או
גן אירועים. הבחירה מתחלקת לשניים: ראשית, נדרש להחליט על אזור גאוגרפי במדינה בה ייערך האירוע. בהקשר הזה, יש שיעדיפו את אזור המרכז, הנגיש יותר, בעוד אחרים את הקסם והפסטורליות של אזור הצפון, למשל. לאחר בחירת האיזור, נדרש להיכנס לעובי הקורה, ולהחליט על אולם או גן ספציפיים: בכל אחד מהאזורים קיימות עשרות אפשרויות, אם לא מאות. נסו להתבסס על המלצות של מכרים, לבחון באינטרנט את האולמות השונים ולתאם פגישות עם בעליהם. הגיעו לאולמות במהלך האירוע, ראו כיצד אלה מתפקדים וקבלו הצעות מחיר.
חלק מהאולמות מאפשרים לטעום מהמנות שלהן טרם ההחלטה – מומלץ לנסות.
חשיבותו של קונספט
כיום, אנשים מוזמנים ללא מעט אירועים מדי שנה, כך שקל מאד שאירוע ייתפס בעיניהם כשגרתי: האוכל, העיצוב והתקליטן הם חשובים, אבל לא תמיד הם יספיקו. אחת ממילות הנפתח, במסע לעבר יצירת החוויה החד פעמית, הוא קונספט: נושא מסוים שחלקים רבים מהאירוע מתנהלים על פיו, בין אם העיצוב, האטרקציות, לוח הזמנים ועוד.
בחירת הקונספט חשובה, מכיוון שהיא יכולה ליצור הבדלה של האירוע. ניתן לבחור בכל סוג של נושא, או אפילו להתאים אותו למאפיינים של חתני השמחה או החוגגים: ילד שאוהב כדורגל, למשל, ישמח שהאירוע שלו יהיה על טהרת משחק הכדור הפופולארי ביותר בעולם. לא מעט יצירתיות דרושה בדרך להתאמת האירוע לקונספט, אך חברות הפקת אירועים יוכלו לסייע בכך, בעת הצורך.
הסוגיות הכלכליות שחייבים להתחשב בהן
עם כל הכבוד לשאיפה הברורה לאירוע המפואר והאיכותי ביותר, צריך לדעת את הגבול – בעיקר מבחינה כלכלית. הפקה גרנדיוזית אינה אפשרית תמיד, ואתם לא רוצים שהאירוע יסתיים, ויותיר אתכם בבור כלכלי שיהיה קשה מאד לצאת ממנו. מומלץ לעקוב אחר ההוצאות בכל רגע נתון, ולראות כיצד כל שינוי בהצעה של נותן שירותים מסוים משפיע על המשוואה הכללית. קל מאד להיסחף, אבל חשוב להיות מחושבים. במידת הצורך, קבעו סדרי עדיפויות, על פי הרצונות שלכם או צרכי האורחים, והחליטו לאיזה חלק של האירוע אתם מעניקים את מירב תשומת הלב.